Hieronder volgt een niet-limitatieve lijst van mogelijke elementen die aantonen dat een organisatie haar toeleveringsketen effectief begrijpt en beheert:
1. Documentatie van leveranciers- en klantenlijsten
Documentatie op een gecontroleerde manier (versiebeheer, goedkeuring, enz.) van lijsten van alle upstream (grondstoffenleveranciers, onderdelenfabrikanten, dienstverleners, enz.) en downstream (klanten) organisaties, verder gedetailleerd met de geleverde diensten, mogelijkheden, producten en artikelen die elke leverancier levert.
2. Visualisatie van de toeleveringsketen
Maak een visualisatie van de toeleveringsketen (bijv. in een Mindmap) die de stroom van goederen en diensten van leveranciers naar uw organisatie en van uw organisatie naar klanten laat zien.
Kritische leveranciers en klanten die essentieel zijn voor de activiteiten van uw organisatie worden best aangeduid.
3. Communicatie met de toeleveringsketen
Er zouden verslagen beschikbaar moeten zijn van de communicatie met zowel upstream- als downstream-organisaties, waaruit blijkt dat u de positie van uw eigen organisatie en het cruciale belang van elke afzonderlijke organisatie in uw toeleveringsketen voor uw activiteiten hebt gecommuniceerd. Dit kan ook door middel van regelmatige bijeenkomsten met belangrijke leveranciers en klanten die u organiseert om de samenwerking te bespreken en eventuele problemen op te lossen. Het is belangrijk om deze bijeenkomsten en de besproken punten te documenteren.
4. Contracten en overeenkomsten
Opstellen, bijwerken en bewaken van contracten en overeenkomsten met leveranciers en klanten zoals bedoeld in ISO/IEC 27001:2022 clausule 7.5. Deze documenten moeten de rollen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van elke partij en hun belang voor uw activiteiten bevatten.
5. Gedocumenteerde en bewaakte risicomanagementplannen
Er zouden risicobeheerplannen moeten worden gedocumenteerd en bijgehouden die potentiële risico's in verband met leveranciers en klanten identificeren. Dit omvat ook mitigatie om deze risico's te beperken.
6. Regelmatige beoordelingen en updates
Er zouden regelmatig beoordelingen van uw toeleveringsketen moeten worden gepland en de documentatie moet dienovereenkomstig worden bijgewerkt. Leveranciers of klanten zouden op de hoogte moeten worden gebracht van eventuele wijzigingen.
7. Training en bewustwordingsprogramma's
Trainingsprogramma's voor werknemers, en waar relevant leveranciers en klanten, zouden moeten worden uitgerold om ervoor te zorgen dat ze het belang van de toeleveringsketen voor uw organisatie en hun rol in het onderhouden ervan begrijpen. Deze trainingssessies en de resultaten ervan zouden moeten worden gedocumenteerd (aanwezigheidslijst, trainingsmaterialen, agenda, feedback en acties die naar aanleiding van die feedback zijn ondernomen, evaluatietests en de resultaten daarvan, enz.)